Semasa menyediakan penyata penyesuaian amanah/deposit jika berlaku perbezaan di antara baki jabatan dengan baki Bendahari Negeri ianya perlu dilakukan mengikut format-format sebagaimana berikut:

Campur:

1. Terimaan diambil kira (kredit) dalam rekod Bendahari Negeri, tetapi belum diambilkira dalam rekod jabatan (SENARAI 'A').
2. Bayaran telah diambil kira dalam rekod jabatan tetapi belum dalam rekod Bendahari Negeri (SENARAI 'B').

Tolak:

1. Bayaran telah ditolak (Debit) dalam rekod Bendahari Negeri tetapi belum diambilkira dalam rekod jabatan (SENARAI 'C').
2. Terimaan telah diambilkira dalam rekod jabatan tetapi belum diambilkira oleh Bendahari Negeri (SENARAI 'D').

Campur/Tolak:

1. Lain-lain pelarasan Debit/Kredit (perbezaan yang tidak dapat dikesan oleh jabatan melalui terimaan atau bayaran ( SENARAI 'E').

Semasa menyediakan penyata penyesuaian di mana baki jabatan dengan baki Bendahari Negeri berbeza disebabkan kerana baki tahun lepas belum diambilkira dalam laporan L400 dan L405.

1. Untuk mendapatkan baki mengikut rekod jabatan di mana baki tahun lepas hendaklah dicampurkan dengan urusniaga semasa.
2. Senarai 'E' perlu dilampirkan untuk memasukkan jumlah tahun lepas yang belum diambilkira oleh Bendahari Negeri dan jumlah tersebut perlu ditolak dengan baki jabatan untuk mendapatkan baki mengikut rekod Bendahari Negeri.

Untuk mendapatkan balik wang deposit atau wang tahanan (bond pelaksanaan) di mana individu atau kontraktor perlu menghantar balik resit yang diberi semasa bayaran dibuat atau memberi nombor baucer di mana wang tahanan ditolak semasa bayaran dilakukan.

Bagi menyediakan Kew 8, perlulah ada butir-butir perubahan, tarikh sepertimana tertera di dalam butir-butir perubahan dan hendaklah ditandatangani oleh seorang pegawai dan seorang ketua pembantu tadbir. 

Tarikh akhir penghantaran Borang Perubahan Gaji (KEW 320) di peringkat PTJ adalah sebelum atau pada 4hb setiap bulan kecuali ada perubahan akan dimaklumkan. Sila rujuk Pekeliling Pembayaran Gaji Tahunan.

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

KEW.PA-7 hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset dalam dua (2) salinan. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan dipamerkan di lokasi. KEW.PA-7 hendaklah dikemas kini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai penempatan.

Pegawai Aset tidak boleh menandatangani KEW.PA-2 dan KEW.PA-3. Ketua Jabatan/Bahagian/Seksyen/Unit hendaklah menyemak dan mengesahkan maklumat yang terdapat dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 sebelum menandatangani di ruangan tersebut.

Pemeriksaan secara terperinci ke atas semua aset alih Kerajaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.

1. Menyediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19.
2. Surat Akuan Penerimaan bagi aset yang dilupuskan.

Jabatan A telah mendapat kelulusan untuk melupuskan kenderaan melalui kaedah sebut harga. Walau bagaimanapun setelah sebut harga dipelawa tiada berminat. Jabatan A telah menerima permohonan daripada sebuah Institut yang berminat untuk menggunakan kenderaan tersebut bagi tujuan pembelajaran. Adakah Jabatan boleh meminda kaedah pelupusan daripada sebut harga kepada hadiah?

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan.

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-28 bagi kehilangan aset yang telah berlaku di jabatan di bawah kawalannya. Bagi kehilangan yang melibatkan seseorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian atau Ibu Pejabat.

Aset yang disewa daripada syarikat/pembekal/pengilang seperti mesin fotostat, kenderaan dan sebagainya tidak perlu didaftarkan di bawah tatacara ini. Satu senarai aset yang disewa hendaklah disediakan oleh Jabatan/ PTJ bagi tujuan rekod.

Kerajaan Negeri menerima pakai Pekeliling Perbendaharaaan Malaysia (1PP). Semua perkara berkaitan Perolehan Kerajaan terkandung pekeliling tersebut iaitu bidang Perolehan Kerajaan (PK. 1 hingga PK. 8) dan ia boleh dimuat turun melalui laman sesawang http://www.treasury.gov.my 

Kategori perolehan terbahagi kepada tiga (3) iaitu :

1. Bekalan
2. Perkhidmatan
3. Kerja

Had nilai pembelian terus bekalan dan perkhidmatan adalah sehingga RM20,000 bagi setiap jenis item setahun atau sesuatu kontrak. Walau bagaimanapun bagi pembelian terus, agensi perlu mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran bagi maksud kajian pasaran.

Sebut harga bagi bekalan, perkhidmatan dan kerja adalah tertakluk kepada had nilai seperti berikut:

1. Perolehan Bekalan/Perkhidmatan
   1. Had nilai sebut harga adalah RM20,000 – RM50,000 (Sebut harga B)
   2. Had nilai umum sebut harga bagi perolehan bekalan/perkhidmatan adalah di antara RM50,000 hingga RM500,000 (Sebut harga)
   3. Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/syarikat bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan; dan
   4. Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihi RM100,000 hingga RM500,000 hendaklah dipelawa daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan terbuka kepada syarikat Bumiputera/Bukan Bumiputera.
2. Perolehan Kerja-Kerja Kecil
   1. Bagi perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal yang dianggarkan bernilai melebihi RM20,000 hingga RM50,000 perolehan bolehlah dibuat berdasarkan Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam. Pemilihan kontraktor hendaklah dibuat secara adil seperti undian atau pusingan atau sebut harga di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB dan mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) dan Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dengan gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan serta Sijil Taraf Bumiputera (STB) yang dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan Kontraktor dan Usahawan (BPKU);
   2. Bagi perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000 hingga RM500,000 Agensi hendaklah mempelawa sebut harga di kalangan kontraktor Gred G1 (sehingga RM200,000) dan Gred G2 (melebihi RM200,000 sehingga RM500,000) yang berdaftar Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB) dan mempunyai Perakuan Pendaftaran Kontraktor (PPK) dan Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dengan gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan serta Sijil Taraf Bumiputera (STB) jika berkaitan.

Jawatankuasa Pembuka Sebutharga tidak diperlu dilantik. Penyebut Harga boleh mengemukakan dokumen sebut harga terus kepada Urus Setia melalui faks/surat/e-mel seperti yang ditetapkan oleh Agensi.

Memandangkan perolehan melebihi RM20,000 hingga RM50,000 perlu diperoleh dari kalangan syarikat tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan, maka hanya syarikat yang berdaftar dalam kod bidang yang berkaitan sahaja boleh dipelawa.

Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli, di mana salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan dan Profesional atau setaraf.

Peti tawaran hendaklah disediakan dengan dilabelkan tajuk sebut harga, tarikh dan waktu sebut harga peti tawaran ditutup. Peti 85 / 174 tawaran hendaklah dikunci dengan dua kunci yang berasingan dan anak kuncinya hendaklah dipegang oleh dua orang pegawai kanan yang berasingan

Alamat : Blok 4, Kompleks Kota Darulnaim, 15503 Kota Bharu, Kelantan.
Telefon : 609 - 748 1957
Faksimili: 609 - 748 7113
Laman web : www.pkn.kelantan.gov.my
Emel : treasury@kelantan.gov.my