- Menyediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19.
- Surat Akuan Penerimaan bagi aset yang dilupuskan.
Jabatan A telah mendapat kelulusan untuk melupuskan kenderaan melalui kaedah sebut harga. Walau bagaimanapun setelah sebut harga dipelawa tiada berminat. Jabatan A telah menerima permohonan daripada sebuah Institut yang berminat untuk menggunakan kenderaan tersebut bagi tujuan pembelajaran. Adakah Jabatan boleh meminda kaedah pelupusan daripada sebut harga kepada hadiah?
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan.
Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-28 bagi kehilangan aset yang telah berlaku di jabatan di bawah kawalannya. Bagi kehilangan yang melibatkan seseorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian atau Ibu Pejabat.
Langkah-langkahnya ialah :
- Jabatan kenal pasti aset yang hendak dilupuskan
- Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai sebagai Ahli Lembaga Pemeriksa dengan menggunakan borang KEW.P.A.15 yang terdiri daripada 2 orang dan tempoh lantikan tidak melebihi 2 tahun
- Bagi pelupusan kenderaan jabatan dan peralatan ICT, hendaklah mengisi borang Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.P.A. 16 dan dihantar ke JKR Mekanikal untuk pemeriksaan
- Kemukakan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.P.A.17 yang telah ditandatangan oleh Lembaga Pemeriksa bersama syor pelupusan kepada Pejabat Kewangan Negeri untuk diluluskan oleh Pegawai Kewangan Negeri sekiranya melebihi had kuasa pelupusan
- Setelah menerima kelulusan daripada Pegawai Kewangan Negeri, jabatan hendaklah membuat pelupusan sebagaimana yang telah diluluskan
- Sediakan sijil pelupusan KEW.P.A.19 dan dihantar kepada Pegawai Kewangan Negeri dan direkod di jabatan
- Lapor kehilangan serta merta kepada Ketua Jabatan.
- Buat laporan kepada polis dalam tempoh 24 jam.
- Jabatan menyediakan laporan awal (Kew. P.A.28) dan dihantar kepada Perbendaharaan atau Audit Negeri.
- Jabatan hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Penyiasat dalam masa 2 minggu dari tarikh laporan awal ditandatangani.
- Jawatankuasa Penyiasat mengemukakan laporan siasatan dengan menggunakan borang Kew. P.A.29.
- Kemukakan laporan akhir kepada Perbendaharaan melalui borang Kew. P.A.30 dalam tempoh 2 bulan.
- Kemukakan Sijil Hapuskira Aset melalui borang Kew. P.A.31 kepada Perbendaharaan.
Aset yang disewa daripada syarikat/pembekal/pengilang seperti mesin fotostat, kenderaan dan sebagainya tidak perlu didaftarkan di bawah tatacara ini. Satu senarai aset yang disewa hendaklah disediakan oleh Jabatan/ PTJ bagi tujuan rekod.